Ze względu na bezpieczeństwo procesu i dla jego maksymalnego usprawnienia Rhenus Data stosuje europejski system wymiennych aluminiowych pojemników z indywidualnym zamkiem i numerem. Kierowcy-konwojenci zgłaszają się w ustalonym z każdym z oddziałem terminie wynikającym z harmonogramu, do wskazanego miejsca odbioru i do wyznaczonej osoby, mając ze sobą odpowiednią ilością pustych pojemników.

Kierowcy-konwojenci dokonują podmiany pojemników z dokumentacją w momencie przyjazdu do oddziału. Przed odbiorem pojemników pokrywa każdego napełnionego pojemnika jest zamykana i zabezpieczana poprzez jej zatrzaśnięcie. Odbiór hermetycznie zamkniętych pojemników następuje przez własnych przeszkolonych kierowców-konwojentów.

Odbiór pojemników poświadczany jest na cztero-stronicowym formularzu przebitkowym. Formularze te drukowane są jako zlecenie w siedziba oddziałów Rhenus Data. Kierowcy przed wyruszeniem w trasę pobierają je u dyspozytora. W momencie odbioru pełnych pojemników, kierowcy-konwojenci wpisują ręcznie indywidualne i niepowtarzalne numery poszczególnych pojemników i ich typy. Pierwsza strona poświadczenia odbioru, po jej wypełnieniu i podpisaniu przez kierowcę-konwojenta oraz przedstawiciela Klienta, pozostawiana jest w oddziale, w którym odebrano dokumenty.

Kierowcy-konwojenci dokonują załadunku zapełnionych i zabezpieczonych pojemników na skrzyniowy samochód ciężarowy, wyposażony w windę załadowczą. Samochody mają zamontowane przyciski do autoryzacji otwarcia przestrzeni ładunkowej (dodatkowo istnieje możliwość plombowania samochodu). Odebrane materiały przewożone są najkrótszą drogą do instalacji niszczących. Transport dokonywany jest oznakowanym samochodem zawsze przez dwóch umundurowanych kierowców konwojentów z identyfikatorami. Wszelki personel uczestniczący w wykonywaniu usługi jest sprawdzony pod kątem niekaralności oraz przeszkolony w celu zagwarantowania pełnej poufności i bezpieczeństwa. Osobne instrukcje (plany awaryjne) opisują sposób działania w sytuacjach wyjątkowych jak np. awaria pojazdu. Każdy z samochodów transportujących materiał do zniszczenia posiada zainstalowany system monitoringu GPS oraz telefon komórkowy.

Odbywa się na terenie strzeżonych parków przemysłowych, zabezpieczonego poprzez system ochrony fizycznej oraz nadzorowany cyfrowymi kamerami przemysłowymi. Na terenie instalacji dostęp do poszczególnych pomieszczeń możliwy jest tylko przy użyciu osobistych kart magnetycznych. Wszystkie pojemniki po ich rozładunku są liczone przez Kierownika Zmiany a ich ilość wpisana zostaje w raporcie dziennym. Czynność ta ma na celu porównanie ilości pojemników wynikającej z dokumentów (poświadczeń odbioru – strona żółta) przywiezionych przez kierowcę konwojenta z ilością faktycznie stwierdzoną. Kontrolowane są również numery pojemników. Pojemniki zawierające nośniki, których waga jest podstawą rozliczeń z klientem, są po rozładunku ważone. W innych przypadkach pojemniki skierowane są bezpośrednio do monitorowanej kamerami strefy niszczenia.

Pomieszczenie w którym następuje proces niszczenia jest zamykane i bezzwłocznie rozpoczyna się proces niszczenia, który trwa bez przerwy aż do całkowitego zniszczenia wszystkich nośników informacji odebranych z danej placówki. Jest to możliwe dzięki jedno- i dwuzmianowej pracy instalacji niszczących. Pojemniki są najpierw otwierane kluczem centralnym, którym dysponuje tylko Kierownik danego Oddziału, a następnie opróżniane bezpośrednio nad taśmociągiem. Materiał bez segregacji skierowany jest do instalacji niszczącej gdzie poddawany jest mechanicznemu zniszczeniu poprzez pocięcie do 3 stopnia utajnienia według normy DIN 32757-1 a następnie jest mieszany i poddawany sprasowaniu pod naciskiem 32 ton. Uzyskuje się w ten sposób 4. stopień utajnienia. Rhenus Data nie uzależnia ceny na usługę niszczenia dokumentów od klasy ich tajności a dzięki zastosowanej technologii 100% nośników informacji odebranych od klienta zostanie zniszczona w 3 i 4-tym stopniu utajnienia, zgodnie z normą DIN 32757-1. Papier, będący już anonimową sieczką skierowany jest do recyklingu w jednej z fabryk artykułów higienicznych a optyczne i magnetyczne nośniki informacji, po ich zniszczeniu, poddane są spaleniu (odzysk energii) w specjalistycznej instalacji spółki Remondis Sp. z o. o. na terenie jednej z polskich cementowni.

Proces rejestrowany jest poprzez działający 24 h/dobę system kamer cyfrowych, z których obraz przetrzymywany jest w pamięci komputera 60 dni. Zamawiający otrzyma, dla wyznaczonych przez siebie uprawnionych osób, nazwę użytkownika oraz hasło, aby proces niszczenia odebranych od niego nośników informacji mógł być obserwowany na ekranie komputera w jego miejscu pracy (przez Internet). Zamawiający może zażyczyć sobie również nagranie procesu niszczenia, z każdego z Oddziałów (zakładów niszczących) Oferenta na płycie cd-room/dvd.
Proces niszczenia jest nadzorowany przynajmniej przez dwóch zaufanych pracowników, poinstruowanych pisemnie o obowiązkach zagwarantowania bezpieczeństwa wszystkich czynności podczas procesu niszczenia i zobowiązanych pisemnie do zachowania tajemnicy służbowej. Nad bezpieczeństwem wszelkich działań podejmowanych przez Spółkę czuwa Pełnomocnik ds. Bezpieczeństwa.
Rhenus Data poddaje się w miejscu niszczenia nośników danych również wyrywkowej i stałej kontroli Klienta a także upoważnionych przez niego firm trzecich oraz organu kontrolnego w postaci KNF.

Folder oferta Rhenus Data Office Polska w wersji PDF